Как оптимизировать документооборот

Официальный документ подразумевает наличие на нем подписи руководителя, порой директору организации приходится ставить несколько сотен подписей в день, что отнимает большое количество времени, тем более руководители люди довольно-таки занятые и часто их просто не бывает на рабочих местах. Причины могут быть разными, больничный, отпуск, командировка, в моменты отсутствия директора завизировать нужный документ просто некому и часто это становится серьезной проблемой.

Разрешить эту ситуацию можно изготовлением факсимиле, по сути это штамп-печать которая в точности отображает оригинальную подпись руководителя. Изготавливается факсимиле в течение дня, а стоимость такой услуги и вовсе смешная – до 200 гривен. Пользоваться факсимиле могут доверенные лица владельца компании, с помощью факсимиле можно визировать все официальные документы, в таком случае они не утратят своей юридической силы. В Запорожье такую услугу можно заказать на сайте - http://www.stamp-zaporozhie.com.ua.

Распространенной практикой стало также и внедрение электронного документооборота, особенно актуально это для предприятий с большим количеством географически удаленных филиалов. В таком случае используется электронно-цифровая подпись, после того на документ накладывается ЭЦП он считается подписанным и готов к отправке. Кстати стратегическим преимуществом внедрения системы электронного документооборота является скорость доставки служебной корреспонденции, на это уходят считанные минуты. Также отпадает необходимость пользоваться традиционными почтовыми службами, не нужно тратить расходные материалы и доставку такой корреспонденции. Высокая скорость доставки служебных документов позволяет предприятиям работать гораздо более слаженней, динамичней и в конечном итоге повышается эффективность и производительность.

По теме: 

• По срокам оформления земельных участков мы должны равняться на лучший опыт развитых стран мира

• Пластиковые паспорта: новации или очередной «распил»?