Как открыть успешный бизнес за $300

Как без опыта и денег создать успешную компанию на рынке конференц-услуг в интервью UBR.ua рассказала Яна Матвийчук, генеральный директор компании "Арена КС". 

Кто бы мог представить, что в 23 года можно на кухне, в буквальном смысле этого слова, открыть успешный бизнес – без чужих денег, своими силами и знаниями. Яна Матвийчук, генеральный директор компании "Арена КС", почти сразу после университета пошла на риск – за $300 зарегистрировала компанию по организации конференций и деловых мероприятий. На старте она сама работала из дому по 10–12 часов в сутки. Спустя 10 лет её компания, в штате которой насчитывается 27 человек, проводит более 800 конференций и деловых мероприятий по всей Украине и СНГ. "Организация масштабных мероприятий – один из самых сложных видов бизнеса, где все нужно продумывать до мелочей", – рассказывает она. Как без опыта и денег создать успешную компанию на рынке конференц-услуг в интервью UBR.ua рассказала Яна Матвийчук, генеральный директор компании "Арена КС".

UBR.ua: Вы в 23 года открыли собственное дело. Что cподвигло Вас на этот решительный шаг? Почему Вы решили заниматься организацией конференций, тренингов и семинаров?

– В юности я училась на истфаке в университете Шевченко и параллельно работала в музее с зарплатой 50 грн. Но я всегда знала, что буду заниматься бизнесом – читала "вдохновляющие" книги великих бизнесменов, таких как Генри Форд. Но никакого опыта у меня не было. Мой отец – военный, мама – служащая, поэтому денег для развития своего дела взять было негде. В интернете было очень мало информации о том, как открыть свое дело, но я искала любые пути. Главное было понимание, что начинать нужно с того, что ты любишь делать, и что лучше всего получается.

В студенческое время я всегда искала способы путешествовать за рубеж. И успела много поездить и получить новый опыт... Кроме того, у меня хорошо получалось организовывать себя и людей вокруг. Вот и решила объединить хобби и организаторские способности и открыть турагентство.

Но тут наконец после года поисков меня взяли на работу в фирму, которая занималась организаций деловых мероприятий. Проработав там менеджером несколько месяцев, я поняла, что подход, который использует эта компания, не соответствует моим жизненным принципам. Да и система была такая, что не получалось решать проблемы, которые часто возникают по ходу мероприятия.

Менеджеры не имели права самостоятельно принимать решения, и это сильно усложняло работу. И тогда я рискнула работать самостоятельно.

UBR.ua: Кто на старте создавал компанию? Как много было потрачено на запуск компании?

– Весь бюджет – это $300, которые ушли на регистрацию компании. Первые пару месяцев я работала на кухне, у меня был график с 9 до 19. Садилась за стол и думала, как найти клиентов, какие бесплатные ресурсы можно использовать, чтобы рассказать о себе. Но когда я твердо решила заниматься своим бизнесом, обстоятельства начали складываться таким образом, что события и люди начали притягиваться. Я открылась в августе, а уже в сентябре мне удалось найти интересный проект – организацию конференции для Красного Креста.

Я привлекла к работе брата и близких друзей, которые верили в меня и готовы были на первых порах просто помогать мне. В итоге через год у нас сформировался костяк команды.

UBR.ua: Вы в самом начале выиграли крупный международный тендер. Расскажите, пожалуйста, подробнее об этом "счастливом билете?

– Да, в самом начале, когда наша фирма была совсем новичком, и всё висело на волоске, мы решили участвовать в тендере на очень крупный международный проект – Ассамблея по Демократии, на которую были приглашены 600 делегатов со всего мира. Шансов выиграть у нас практически не было. Но я набралась смелости и позвонила в центральный офис в США. Мне никто не ответил, но на автоответчик я рассказала о нашей компании и желании работать с проектом. Через несколько недель мы выиграли тендер. Как впоследствии оказалось, я была единственной из всех украинских компаний, кто позвонил в центральный офис. Это и решило судьбу тендера – американцы оценили нашу целеустремленность и желание работать.

UBR.ua: Ваша компания работает на рынке почти 10 лет. Что сейчас представляет "Арена КС" и насколько компания выросла за это десятилетие?

– Когда я начинала, то решила, что компания будет работать совершенно прозрачно для клиента, поэтому мы в два раза снизили агентскую комиссию – этой суммы было достаточно, чтобы компания развивалась. Мы работали качественно и по реальным ценам подрядчиков. Кстати, сейчас так работают многие конференц-фирмы. Вторым преимуществом стало то, что весь персонал компании, даже бухгалтера, владеет английским языком. Это и сегодня не часто встретишь в Украине. Такой подход сразу заметили.

В 2006 году у нас было 20 мероприятий, в 2007 мы провели 60 мероприятий, в 2010 – 500, в прошлом году – 843. Каждый год оборот компании в среднем увеличивался на 40%. Сегодня в компании работает 27 человек и еще более 50 на аутсорсинге.

UBR.ua: Ограничиваетесь ли вы организацией мероприятий только на территории Украины? Или планируете выйти на зарубежные рынки?

– Мы изначально ставили цель работать со странами СНГ. Мы работаем с Грузией, Молдовой, Азербайджаном и даже Белоруссией. Периодически организовываем конференции в развивающихся странах Африки и Азии, например в Уганде, или на острове Бали.

Многие зарубежные компании едут в другие страны на отдых и для проведения различных деловых мероприятий. Но в отличие от той же России, особого интереса к Украине иностранные компании не проявляют. Но если зарубежные делегации приезжают в Украину, то обычно удивлены, насколько интересная и красивая наша страна. Недавно мы обслуживали шведскую IT-компанию на 80 человек. Всем очень понравилось: умеренные цены, безвизовый въезд, интересные экскурсии, вечеринка в украинском ресторане и, главное, атмосфера простоты и радушия.

Развитие делового туризма – наша главная цель, но чтобы эта отрасль заработала, необходим масштабный PR-проект по продвижению имиджа страны на государственном уровне.

UBR.ua: В чем специфика работы компании на рынке конференц-услуг? С какими трудностями, подводными камнями ваша команда зачастую сталкивается?

– Когда я говорю, что компания за год провела более 800 мероприятий, то мне часто не верят. Организация масштабных мероприятий – один из самых сложных видов бизнеса, где все нужно продумывать до мелочей, но все равно постоянно случаются нестандартные ситуации.

Я разработала такую систему работы, что делегировала полномочия менеджерам, и они могут принимать самостоятельные решения почти по всем вопросам. Я обычно не знаю, чем они занимаются в данный момент или даже день – главное результат.

В конференц-сервисе образование получить негде, поэтому я беру людей без опыта работы и учу их "с нуля". У нас есть толстая книга стандартов. Каждый новый сотрудник проходит обучающий курс на протяжении 3 месяцев, после сдает экзамен по книге. Мне понадобилось два года, чтобы расписать все стандарты детально. Но, тем не менее, постоянно возникают неординарные ситуации. Это главная специфика нашего бизнеса.

Например, одна уважаемая компания решила провести недельную конференцию на 250 человек, да еще VIP-уровня на Шацких озерах. А это место, где совершенно нет инфраструктуры. В округе ни одного конференц-зала, ни одного ресторана, а только советская столовая с алюминиевой посудой. Ситуация была безвыходная… Но пришлось выкручиваться. Вместо конференц-залов поставили шатры, еду и воду возили за 150 км из Луцка, а для того чтобы придать меню местный колорит, спелую чернику и угрей наши менеджеры искали по всему Полесью. Все это мы придумывали на ходу, а клиент о наших приключениях даже не подозревал.

UBR.ua: Как обстоят дела с конкуренцией на рынке? Есть ли какая-то статистика, каков объем рынка в Украине?

– Обслуживанием конференций и деловых мероприятий в Украине пытаются заниматься многие, в том числе турагентства, PR-агентства. Но они не могут закрепиться на этом рынке, потому что необходимо понимать специфику бизнеса. На рынке выделился ряд компаний,  которые способны в условиях Украины предоставить конференц-сервис международного уровня, но их пока не так много.

На данном этапе происходит упорядочивание рынка. Постепенно не только зарубежные, но и украинские компании понимают, что нужно прибегать к услугам профессионалов. Ведь кроме экономии нервов и времени, услуга по организации конференции обойдется до 30% дешевле, если обратиться к профессионалам, а не делать самому. Поэтому этот рынок будет расти за счет украинских компаний. Официальная статистика по рынку конференц-услуг не ведется, по нашим оценкам, его ежегодный оборот составляет около 50-60 млн евро.

Но главная перспектива для рынка конференц-сервиса – это развитие бизнес-туризма.  Это огромный рынок с миллиардными оборотами, и Украина имеет здесь колоссальный нереализованный потенциал. Мы, как и другие компании, ездим на международные выставки и рассказываем об Украине, но усилий небольших компаний мало – это задача национального масштаба, которую надо решать сообща.